Responder mensagens de email automaticamente

Observação    Se usar uma conta do Microsoft Exchange Server, você deverá usar o recurso Respostas Automáticas. Consulte Responder mensagens automaticamente (antes chamado Ausência Temporária). Este artigo é voltado às pessoas que não têm uma conta do Exchange.

Como faço para saber se tenho uma conta do Microsoft Exchange Server?

Você pode configurar o Microsoft Outlook 2010 para enviar uma resposta automática a algumas ou a todas as pessoas que enviarem mensagens de email para você.

É possível combinar um modelo de email do Outlook com regras do Outlook para reproduzir a funcionalidade do recurso Respostas Automáticas disponível somente para as contas do Exchange Server.

Etapa 1: crie um modelo de mensagem

 Dica    Baixe um modelo de mensagem de ausência temporária formal ou informal do Microsoft Office.com.

1. Na guia Página Inicial, no grupo Novo, clique em Novo Email.
2. Na guia Formatar Texto, no grupo Formatar, clique em Texto Sem Formatação.
3. No corpo da mensagem, digite a mensagem que deseja enviar como sua resposta automática.
4. Na janela de mensagem, clique na guia Arquivo e clique em Salvar como.
5. Na caixa de diálogo Salvar Como, na lista Salvar como tipo, clique em Modelo do Outlook (*.oft).
6. Na caixa Nome do arquivo, digite um nome para o seu modelo de mensagem e clique em Salvar.

Etapa 2: Criar uma regra para responder automaticamente novas mensagens

Siga um destes procedimentos:

1. Na guia Página Inicial, no grupo Mover, clique em Regras e clique em Gerenciar Regras e Alertas.
2. Na caixa de diálogo Regras e Alertas, clique em Nova Regra.
3. Em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Aplicar regras à mensagens que eu receber e clique em Avançar.
4. Em Que condições você deseja verificar?, marque a caixa de seleção enviada somente para mim e quaisquer outros critérios desejados e clique em Avançar.
5. Em O que você deseja fazer com a mensagem?, marque a caixa de seleção responder usando um modelo específico.
6. Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), clique em um modelo específico.
7. Na caixa de diálogo Selecione um modelo de resposta, na caixa Examinar, clique em Modelos do Usuário no Sistema de Arquivos.
8. Selecione o modelo criado na seção anterior, ou um modelo que você tenha criado ou baixado, e clique em Abrir.
9. Clique em Avançar.
10. Marque as caixas de seleção de cada exceção da regra de resposta automática. É comum não adicionar nenhuma exceção.
11. Clique em Avançar.
12. Em Etapa 1: especifique um nome para esta regra, digite um nome para a regra de resposta automática e clique em Concluir.

 Importante    Para que o Assistente de Regras envie uma resposta automaticamente, o Outlook deverá estar sendo executado e configurado para verificar periodicamente novas mensagens.

A regra responder usando um modelo específico do Assistente de Regras envia sua resposta automática somente uma vez para cada remetente durante uma única sessão. Uma sessão equivale a cada vez que você inicia o Outlook e dura até o momento em que você sai do aplicativo. Essa regra impede o Outlook de enviar respostas repetitivas para um único remetente do qual você receba várias mensagens. Durante a sessão, o Outlook controla a lista de usuários para os quais tenha enviado uma resposta. No entanto, se você sair e depois reiniciar o Outlook, isso constituirá uma nova sessão e a lista dos remetentes que receberam respostas automáticas será reiniciada.

 Dica    Considere a criação de uma tarefa do Outlook ou lembrete pendente para ajudá-lo a se lembrar de desativar esta regra quando você quiser parar de enviar respostas automáticas.

Desativar respostas automáticas

Para desativar uma regra de envio de respostas automáticas, execute este procedimento:

1. Na guia Página Inicial, no grupo Mover, clique em Regras e clique em Gerenciar Regras e Alertas.
2. Na guia Regras de Email, em Regra, desmarque a caixa de seleção da regra que você deseja desativar.