O Microsoft Outlook lhe oferece mais opções e configurações para a criação de mensagens de email do que qualquer recurso do Outlook. Independentemente do tipo de mensagem que você estiver redigindo, seja de negócios ou particular, sempre encontrará um meio que combina com o seu estilo.
O Microsoft Outlook 2010 usa um editor baseado no Microsoft Word 2010 para as mensagens de email. Para obter assistência detalhada sobre os recursos de edição desse editor, inicie o Word 2010, pressione F1 e pesquise na Ajuda do Word.
Definir as opções de entrega
Atribuir o nível de prioridade
É possível definir o nível de prioridade de uma mensagem para que os destinatários possam ver o indicador na Caixa de Entrada antes de abrir o item. A definição do nível de prioridade também permite que os destinatários classifiquem suas próprias mensagens por prioridade.
- Na guia Mensagem, no grupo Marcas, clique em
Alta Prioridade ou 
Baixa Prioridade para ativar e desativar a configuração. O ícone selecionado aparecerá realçado para indicar que está ativo.
Definir a data de validade
Quando uma mensagem expira, seu cabeçalho permanece visível, agora tachado, nas pastas do Outlook, e a mensagem ainda pode ser aberta.
- Na guia Opções, no grupo Mais Opções, clique no Iniciador de Caixa de Diálogo Opções de Mensagem
. - Na caixa de diálogo Propriedades, em Opções de Entrega, marque a caixa de seleção Vencimento após e clique em uma data e hora.
Adiar envio de mensagem
Se você usa uma conta de email do Microsoft Exchange, é possível adiar a entrega de uma mensagem.Seja qual for o tipo de conta de email, qualquer pessoa pode usar regras para adiar a entrega de todas as mensagens mantendo-as na Caixa de Saída por um período especificado após clicar em Enviar.
Observação O Microsoft Exchange é mais utilizado em ambientes de negócios; poucas contas de email domésticas ou particulares usam o Microsoft Exchange.
- Somente contas do Exchange
- Na guia Opções, no grupo Mais Opções, clique em Adiar Entrega. A caixa de diálogo Propriedades é exibida com a caixa de seleção Não entregar antes de marcada.
- Clique na data e na hora de entrega desejadas.
Observação Você deve clicar em Adiar Entrega para cada mensagem que deseja adiar. Para adiar todas as mensagens, consulte a próxima seção, Todas as contas de email.
- Todas as contas de email
Este processo adia todas as mensagens de todas as contas. É possível personalizar as configurações no Assistente de Regras de modo a limitar os critérios para quando o adiamento for imposto.
- Em qualquer modo de exibição do Outlook, clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibição Microsoft Office Backstage. Na guia Informação, clique em Gerenciar Regras e Alertas.
- Clique em Nova Regra.
- Em Etapa 1: selecione um modelo, em Iniciar com base em uma regra em branco, clique em Verificar mensagens após enviar e clique em Avançar.
- Clique novamente em Avançar e quando a mensagem Esta regra será aplicada a cada mensagem que você enviar for exibida, clique em Sim.
- Em Etapa 1: selecione as ações, marque a caixa de seleção adiar entrega por um número de minutos.
- Em Etapa 2: edite a descrição da regra (clique em um valor sublinhado), clique na frase sublinhada, um número de.
- Especifique um número entre 1 e 120 e clique em OK.
- Clique em Concluir e quando a mensagem Esta regra é uma regra de cliente e será processada apenas quando o Outlook estiver sendo executado for exibida, clique em OK.
Observação Essa regra adia todas as mensagens a serem enviadas pelo número de minutos que você determinar na etapa 7. O Outlook deve permanecer em execução durante esse tempo após você clicar em Enviar, de modo a poder cumprir o atraso especificado antes de enviar a mensagem.
Alterar a aparência da mensagem
Adicionar cor de plano de fundo, gradiente, textura, padrão ou imagem
- Na guia Opções, no grupo Temas, clique em Cor da Página.
- Clique em uma cor na paleta Cores do Tema ou Cores Padrão. Clique em Mais Cores para obter uma paleta mais detalhada. Para remover a cor, clique em Sem Cor.
- Para adicionar um gradiente, uma textura, um padrão ou uma imagem, clique em Efeitos de Preenchimento.
- Selecione as opções de preenchimento que deseja.
Dica A cor do gradiente, da textura ou do padrão baseia-se na opção de cor determinada na etapa 2.
Alterar a fonte
É possível alterar a fonte de sua mensagem de várias maneiras:
- Na guia Mensagem, no grupo Texto Básico, é possível selecionar a fonte, o tamanho da fonte, o estilo da fonte (negrito, itálico e sublinhado), a cor da fonte e o realce do texto.
- Na guia Formatar Texto, no grupo Fonte, você pode selecionar a fonte e o tamanho da fonte; aumentar ou diminuir o tamanho em um incremento; alterar o estilo da fonte (negrito, itálico, sublinhado, tachado, subscrito, sobrescrito); alterar a caixa, a cor da fonte e o realce do texto; bem como remover toda a formatação da fonte.
- Na minibarra de ferramentas que aparece quando você seleciona o texto, é possível selecionar a fonte, aumentar ou diminuir o tamanho em um incremento, selecionar um tema, usar o Pincel, selecionar o estilo da fonte (negrito, itálico e sublinhado) e realçar o texto.
- Na guia Formatar Texto, no grupo Estilos, é possível selecionar estilos.
Dica Use os estilos para criar mensagens de aparência profissional.
Adicionar gráficos
Os gráficos podem atrair a atenção de seus destinatários. Eles também podem aumentar o tamanho do arquivo de sua mensagem de email, portanto, devem ser usados com moderação. Para alterar a aparência do plano de fundo da mensagem, consulte a seção anterior, Adicionar cor de plano de fundo, gradiente, textura, padrão ou imagem.
- Na guia Inserir, no grupo Ilustrações, clique em uma das seguintes opções:
- Imagem Navegue até a pasta onde a imagem que deseja está salva, selecione-a e clique em Inserir. É possível redimensionar ou girar a imagem por meio de suas alças. Para obter opções de imagem adicionais, clique com o botão direito do mouse na imagem e clique em um comando no menu de atalho.
- Clip-art Digite uma descrição para a arte que deseja encontrar e clique em Ir. Marque a caixa de seleção Incluir conteúdo do Office Online para incluir clip-arts disponíveis no Office.com. Clique na imagem que deseja inserir.
- Formas Clique em uma forma. Para opções adicionais de forma, clique com o botão direito do mouse na forma e clique em um comando no menu de atalho.
- SmartArt Selecione um layout para o gráfico SmartArt e clique em OK. Clique no gráfico SmartArt para adicionar um texto. Para obter opções adicionais, clique com o botão direito do mouse no gráfico SmartArt e clique em um comando no menu de atalho.
- Gráfico Selecione um tipo de gráfico e clique em OK. Na planilha do Microsoft Excel 2010 exibida, insira os dados do gráfico. Para fechar a planilha, clique no botão Excel e em Fechar. Para obter opções adicionais de gráfico, clique com o botão direito do mouse no gráfico e clique em um comando no menu de atalho.
- Instantâneo Clique em uma das páginas visualizadas ou em Recorte de Tela. Selecione a área da tela que deseja capturar.
- Para inserir WordArt, no menu Inserir, no grupo Texto clique em WordArt.
Adicionar uma lista numerada ou com marcadores
- Na guia Mensagem, no grupo Texto Básico, clique no comando Marcadores ou Numeração.
- Pressione ENTER para adicionar o próximo item da lista.
O Outlook insere o marcador ou o número seguinte automaticamente.
- Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes ou pressione BACKSPACE para excluir o último marcador ou número da lista.
Atalho do teclado Digite * (asterisco) para iniciar uma lista com marcadores ou 1. para iniciar uma lista numerada e pressione a BARRA DE ESPAÇOS ou TAB.
Adicionar uma tabela
Uma tabela consiste em linhas e colunas de células que podem ser preenchidas com texto e gráficos. Em geral, as tabelas são utilizadas para organizar e apresentar informações.
Você também pode usar as tabelas para criar layouts atraentes de páginas, ou criar texto, gráficos e layouts de tabela avançados.
- Clique no local onde deseja inserir uma tabela.
- Na guia Inserir, no grupo Tabelas, clique em Tabela.
- Siga um destes procedimentos:
- Aponte para Tabelas Rápidas e clique na tabela que deseja. Substitua os dados na tabela pelos dados de sua escolha.
- Clique na grade da tabela para determinar o número de linhas e colunas a serem criadas em uma tabela nova e vazia.
- Selecione Desenhar Tabela para obter um ponteiro que lhe permita variar o tamanho das células adicionadas à tabela.
- Selecione Planilha do Excel para abrir uma nova planilha em sua mensagem. Você pode usar os pontos do identificador na bordas inferior e direita para alterar o tamanho.
Observação Quando você seleciona Planilha do Excel, uma caixa de diálogo é exibida solicitando sua confirmação sobre a origem da planilha do Excel. Na maioria dos casos, principalmente se a planilha tiver sido criada com o Excel instalado em seu computador, você poderá clicar em Sim. Se o Excel estiver em execução em outra origem ou outra rede, confirme com o administrador da rede, caso você tenha dúvidas.
Adicionar uma assinatura
Você pode criar uma assinatura padrão a ser adicionada a todas as suas mensagens de saída ou pode inserir uma assinatura manualmente em mensagens de saída individualmente. Siga um destes procedimentos:
- Inserir uma mensagem automaticamente
- Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e em Assinaturas.
Observação Você também pode acessar as opções de assinatura disponíveis na guia Mensagem depois de clicar em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar em uma mensagem aberta.
- Na caixa de diálogo Assinaturas e Papel de Carta, na guia Assinatura de Correio, na lista Selecione a assinatura a ser editada, selecione a assinatura desejada, ou clique no botão Novo para criar uma assinatura.
- Em Escolher assinatura padrão na parte superior direita da caixa de diálogo, na lista Novas mensagens, selecione a assinatura desejada.
- Para incluir uma assinatura nas mensagens que você responde e nas que encaminha, na lista Respostas/encaminhamentos, selecione a assinatura. Se não deseja uma assinatura nessas mensagens, selecione nenhuma.
- Clique em OK.
- Para adicionar a assinatura padrão a uma mensagem, na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e selecione a assinatura.
- Inserir uma mensagem manualmente
- Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Assinatura e selecione a assinatura desejada.
Observação Você também pode acessar as opções de assinatura disponíveis na guia Mensagem depois de clicar em Responder, Responder a Todos ou Encaminhar em uma mensagem aberta.
Adicionar símbolos, equações e linhas horizontais
Você pode usar o comando Símbolo para inserir o seguinte:
- Símbolos que não estão no teclado, como ¼ e ©
- Caracteres especiais que não estão no teclado, como um travessão (—) ou reticências (…)
- Caracteres Unicode
Se estiver usando uma fonte expandida, como Arial ou Times New Roman, a lista Subconjunto será exibida. Você poderá fazer seleções em uma lista extensa de caracteres para idiomas, que incluem o grego e o russo (cirílico), se disponíveis.
Na guia Inserir, no grupo Símbolos, o comando Equação lhe permite inserir equações complexas rapidamente.
O comando Linha Horizontal permite quebrar as seções da mensagem.
- Na guia Inserir, no grupo Símbolos, clique em Equações, Símbolo ou Linha Horizontal.
Alterar o tema
Um tema é um conjunto de elementos de design e esquemas de cores unificado. Um tema facilita a criação de mensagens profissionais e elaboradas.
Quando você aplica um tema a um documento, o Outlook personaliza as cores do plano de fundo, os gráficos, os estilos de corpo e de cabeçalho, as listas, as linhas horizontais, as cores do hiperlink e as cores da borda da tabela. Tanto as listas de nível único quanto as listas de vários níveis são personalizadas.
Para alterar rapidamente a aparência desses elementos, é possível alterar o tema.
- Na guia Opções, no grupo Temas, clique em Temas.
Incluir um Cartão de Visita Eletrônico
Os Cartões de Visita Eletrônicos facilitam o compartilhamento das informações de contato. Eles são inseridos rapidamente nas mensagens enviadas e são reconhecidos imediatamente pelo destinatário. Você pode enviar seu Cartão de Visita Eletrônico corporativo ou um cartão pessoal que você tenha personalizado. Ou então, você pode enviar as informações de contato de outra pessoa como um Cartão de Visita Eletrônico. Também é possível encaminhar os cartões.
Para obter mais informações sobre os Cartões de Visita Eletrônicos, consulte Criar e compartilhar contatos como Cartões de Visita Eletrônicos.
- Na guia Mensagem, no grupo Incluir, clique em Anexar Item, selecione Cartões de Visita e clique em um nome na lista.
- Se você não vir o nome desejado, clique em Outros Cartões de Visita, clique no nome na lista Arquivado como e clique em OK.
Observações
- O menu Cartão de Visita mostra os dez últimos nomes de contato inseridos como Cartões de Visita Eletrônicos nas mensagens.
- Você pode inserir mais de um Cartão de Visita Eletrônico em uma mensagem.
- Para ajudar a diferenciar os nomes duplicados no menu Cartão de Visita, clique em Outros Cartões de Visita. Você verá mais informações, incluindo uma visualização do cartão na caixa de diálogo Inserir Cartão de Visita.
- Se você arrastar um cartão de visita do modo de exibição Cartões de Visita para uma nova mensagem, somente um arquivo .vcf será incluído quando a mensagem for enviada. Esse arquivo .vcf anexado abre o formulário de contato com todas as informações que os destinatários podem salvar nas listas de Contato. Se um destinatário estiver usando o Microsoft Office Outlook 2007 ou o Outlook 2010, o Cartão de Visita Eletrônico estará visível no formulário de contato.
Adicionar um controle à mensagem
Sinalizar uma mensagem
As mensagens de email sinalizadas melhoram o gerenciamento dos emails. As mensagens sinalizadas criam itens pendentes apenas para você ou para você e os destinatários da mensagem. Por exemplo, é possível sinalizar uma mensagem de email que solicita informações de que você precisa até uma data específica. Quando o destinatário receber o email, um sinalizador será exibido com ela, e uma mensagem será apresentada na Barra de Informações no Painel de Leitura e na parte superior da mensagem de email quando ela for aberta no Outlook.
Uma mensagem que esteja sinalizada para você mesmo pode ajudá-lo a controlar quem respondeu a ela. No cenário anterior, você enviou uma mensagem de email sinalizada solicitando informações até certa data. A sinalização da mensagem para você também serve como um lembrete para que você verifique as respostas. O Outlook pode até ajudá-lo a localizar automaticamente as respostas à mensagem original sinalizada.
- Na guia Mensagem, no grupo Marcas, clique em Acompanhar e selecione a data de conclusão de acompanhamento ou clique em Personalizar.
- Se desejar receber um lembrete sobre essa mensagem sinalizada, na guia Mensagem, no grupo Etiquetas, clique em Acompanhar e em Adicionar Lembrete. Se você desejar, poderá alterar a data e a hora do lembrete.
- É possível incluir um sinalizador para os destinatários de modo que eles sejam alertados a respeito da data limite. Na guia Mensagem, no grupo Marcas, clique em Acompanhar e, em seguida, clique em Sinalizar para Destinatários. Para incluir um lembrete para o destinatário sobre essa mensagem sinalizada, marque a caixa de seleção Lembrete e, em seguida, se for necessário, altere a data e a hora.
Adicionar botões de votação
É fácil criar uma pesquisa no Microsoft Outlook incluindo botões de votação em uma mensagem de email.
- Na guia Opções, no grupo Controle, clique em Usar Botões de Votação.
- Clique em uma destas opções:
- Sim;Não Quando tudo de que você precisa é um Sim ou um Não, esta é uma boa opção para uma pesquisa rápida.
- Sim;Não;Talvez Quando você não quer limitar as opções a Sim e Não, esta opção oferece uma resposta alternativa.
- Personalizado Clique neste comando para criar nomes personalizados para os botões de votação. Por exemplo, você pode pedir a seus colegas para escolher entre três dias da semana para a reunião semanal da equipe.
- Quando a caixa de diálogo Opções de Mensagens aparecer, em Opções de Votação e Controle, selecione a caixa de seleção Usar botões de votação.
- Selecione e exclua os nomes padrão de botão e digite o texto que você deseja. Separe os nomes de botão com ponto-e-vírgula.
Obter uma confirmação de entrega ou de leitura
A confirmação de entrega informa que a sua mensagem de email foi entregue na caixa de correio do destinatário, mas não informa se o destinatário a viu ou a leu. Uma confirmação de leitura informa que a sua mensagem foi aberta. Em ambos os casos, você receberá uma notificação quando a sua mensagem for entregue ou lida. O conteúdo das notificações é automaticamente registrado na mensagem original na pasta Itens Enviados.
No entanto, não dependa apenas dessas confirmações. O destinatário da mensagem pode determinar se uma solicitação de leitura foi requisitada e não querer enviar uma confirmação. Se a mensagem for somente leitura no Painel de Leitura, uma confirmação pode não ser enviada. Além disso, o programa de email do destinatário talvez não trabalhe com confirmações de leitura.
- Na mensagem, na guia Opções, no grupo Controle, marque a caixa de seleção Solicitar Confirmação de Entrega ou Solicitar Confirmação de Leitura.
- Para ativar essas opções para todas as mensagens de email que você enviar:
- Clique na guia Arquivo para abrir o modo de exibiçãoMicrosoft Office Backstage.
- Clique em Opções.
- Clique em Email.
- Em Controle, escolha as opções desejadas.