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Introdução ao OneNote 2010

O que é o OneNote?

O Microsoft OneNote 2010 é um bloco de anotações digital que fornece um local único no qual você pode reunir todas as suas notas e informações, com os benefícios adicionais de recursos de busca poderosos para pesquisar o que você precisa com rapidez, além de blocos de anotações compartilhados fáceis de usar, para que possa gerenciar sobrecarga de informações e trabalhar com outras pessoas de maneira mais eficaz.

Diferentemente dos sistemas baseados em papel, dos processadores de texto, dos sistemas de email ou de outros programas de produtividade, o OneNote oferece flexibilidade para reunir e organizar texto, imagens, texto manuscrito digital, gravações de áudio e vídeo e muito mais — tudo em um bloco de anotações digital em seu computador. O OneNote pode ajudá-lo a se tornar mais produtivo, mantendo as informações de que você precisa ao seu alcance e reduzindo o tempo gasto na pesquisa de informações em mensagens de email, blocos de anotações em papel, pastas de arquivos e impressões.

O OneNote 2010 faz parte do Microsoft Office 2010, oferecendo assim mais facilidade para reunir, organizar, localizar e compartilhar suas anotações e informações, de modo eficiente e efetivo. Recursos de pesquisa poderosos podem ajudar a localizar informações em textos dentro de imagens ou em palavras faladas de gravações de áudio e vídeo. Além disso, as ferramentas colaborativas de fácil uso ajudam as equipes a trabalhar juntas com todas essas informações em blocos de anotações compartilhados, online ou offline.

Colocando todas as informações ao seu alcance, o OneNote fornece uma solução para a sobrecarga de informações, permite que você trabalhe com outras pessoas de maneira mais eficiente e o ajuda a permanecer no controle das tarefas, cronogramas e informações da equipe. A aparência familiar do sistema Microsoft Office facilita o uso do programa imediatamente, minimizando a perda de tempo e os custos de treinamento.

O que posso fazer com o OneNote?

O OneNote pode ser usado para várias finalidades. Cenários comuns para usar o OneNote são:

Reúna tudo em um único lugar

Com tantas informações chegando — e de tantas formas diferentes — você precisa de um lugar para mantê-las e de uma ferramenta que seja flexível o bastante para capturá-las. Se não for assim, as informações que poderiam ser usadas para ajudar a tomar decisões melhores ou para tornar você mais eficiente serão perdidas ou difíceis de achar.

Fazer anotações em papel e transcrevê-las posteriormente pode ser difícil e consumir tempo. Os blocos de anotações em papel podem ser perdidos, não é fácil compartilhá-los com outras pessoas e eles são realmente bons apenas para capturar um tipo de informação: anotações manuscritas. Como a maioria das pessoas não tem uma maneira de capturar digitalmente informações não estruturadas, elas em geral imprimem pesquisas da Web e armazenam informações em pastas de arquivos ou mesas de trabalho, que são difíceis de serem encontradas posteriormente e inacessíveis quando se está fora do escritório. Compartilhar informações com outras pessoas pode ser difícil — as pessoas utilizam por padrão o email para compartilhar arquivos e trocar informações — e geralmente é complicado imaginar do que se trata sem ler longos encadeamentos de email.

O OneNote oferece a você uma solução, com um programa de software flexível que permite reunir virtualmente qualquer tipo de informação em um único lugar. Com as suas informações prontamente disponíveis, você pode estar mais preparado e tomar decisões melhores.

Mantenha todas as suas informações em um único lugar — inclusive anotações livres, documentos, arquivos de outros programas do Microsoft Office system e mídia avançada — e organize-as da maneira que funcione melhor para você.
Ajude a proteger a propriedade intelectual e não se preocupe em salvar versões anteriores ou criar backups de suas informações — o OneNote faz isso por você.
Faça anotações de reunião no OneNote para criar um repositório dinâmico das decisões do grupo e das sessões de debate para oferecer continuidade e contexto às reuniões subsequentes.
Capture todos os detalhes de chamadas de clientes e reuniões sincronizando anotações digitadas ou manuscritas com gravações de áudio e vídeo do OneNote.
Reúna informações em seus dispositivos baseados no Microsoft Windows Mobile (inclusive anotações, gravações de áudio e imagens) e transfira-as para o OneNote.
Aproveite as interfaces de programação de aplicativos de exportação do OneNote para transferir facilmente informações reunidas no OneNote para os sistemas da sua empresa — reduza erros e tempo perdido com a redigitação das mesmas informações em diferentes sistemas.
Copie, cole ou imprima informações de e para outros programas do Microsoft Office, inclusive Word, Excel, Outlook e PowerPoint.
Use ferramentas de desenho do OneNote e tabelas para anotar, organizar e gerenciar informações facilmente.

Encontre o que procura rapidamente

Localizar as informações que você precisa para fazer o seu trabalho pode levar tempo. Pesquisar informações em anotações em papel, pastas de arquivos, arquivos de computador ou compartilhamentos de rede toma tempo valioso do seu trabalho e de sua capacidade de influenciar positivamente a sua empresa. O tempo gasto em pesquisa não é tempo gasto em trabalho.

Com o OneNote, localizar informações é fácil e rápido. O OneNote elimina as especulações sobre onde você armazenou informações importantes, porque tudo é mantido no mesmo programa. Chega de clicar em várias pastas de arquivos e vasculhar em páginas de blocos de anotações de papel para localizar as informações que está procurando. Recursos poderosos de pesquisa permitem localizar informações rapidamente.

O OneNote também permite que você pesquise em novos tipos de conteúdo, como texto em documentos digitalizados ou imagens e palavras faladas em gravações de áudio e vídeo. Com acesso mais fácil às informações, você e seus colegas de equipe podem tomar melhores decisões.

Pesquise e encontre palavras-chave rapidamente dentro de texto, imagens e em gravações de áudio feitas no OneNote.
Exiba resultados de pesquisa com hiperlinks em um painel de tarefas de resumo — um único clique leva você a resultados relevantes.
Exiba todos os blocos de anotações abertos ao mesmo tempo, use a funcionalidade arrastar e soltar para organizar e reorganizar facilmente suas anotações e adicione hiperlinks a outras páginas em seu bloco de anotações para localizar rapidamente conteúdo relevante.
Gerencie tarefas facilmente com a sincronização bidirecional entre o OneNote e o Microsoft Outlook.
Vincule anotações e outras informações a contatos específicos do Outlook para ajudar você a se preparar melhor para reuniões e acessar informações facilmente.
Use rótulos de anotação, ícones de destaque visual que facilitam retornar a lembretes, tarefas e outros itens de ação.

Trabalhe em conjunto de maneira mais eficiente

Com os integrantes da equipe trabalhando a partir de diferentes locais e em vários projetos, a comunicação, a coordenação e o compartilhamento de informações podem desafiar a eficiência e a produtividade do grupo. As equipes geralmente dependem de mensagens de email para compartilhar informações, causando confusão e abarrotamento de caixas de entrada de email. Tarefas, itens de ação, agendas e questões armazenadas em documentos estáticos ou sistemas de gerenciamento de documentos são difíceis de atualizar, controlar e acessar e impedem que várias pessoas trabalhem com as mesmas informações ao mesmo tempo. Com cada pessoa armazenando e controlando informações individualmente, é difícil manter todos trabalhando no mesmo patamar.

O OneNote ajuda as pessoas a trabalharem juntas de maneira melhor, eliminando obstáculos que surgem quando as informações estão isoladas em anotações em papel ou pastas de arquivos ou ainda no computador de uma pessoa. Os grupos podem compartilhar informações facilmente, trabalhar de maneira mais produtiva e manter controle de projetos, problemas e objetivos de maneira mais eficaz.