Depois de importar os dados para uma tabela do Access, use o Assistente de Análise de Tabela para identificar rapidamente dados redundantes. O assistente permite facilmente organizar dados em tabelas separadas, assim o armazenamento dos dados fica mais eficiente. O Access preserva a tabela original como backup e cria tabelas novas que podem ser usadas como base para o aplicativo de banco de dados.
- Abra o banco de dados do Access que contém a tabela a analisar.
- Na guia Ferramentas de Banco de Dados, no grupo Analisar, clique em Analisar Tabela.
O Assistente de Análise de Tabela é iniciado.
As duas primeiras páginas do assistente contêm um breve tutorial, completo com botões em que é possível clicar para ver exemplos. Se as páginas introdutórias não aparecerem e você vir apenas a caixa de seleção Mostrar páginas de introdução?, marque essa caixa de seleção e clique em Voltar duas vezes para ver a introdução. Para não ver as páginas introdutórias novamente depois de ler a introdução, desmarque a caixa de seleção Mostrar páginas de introdução?.
- Na página Que tabela contém campos com valores que são repetidos em diversos registros?, selecione a tabela que deseja analisar e clique em Avançar.
- Você pode deixar o assistente decidir quais campos devem ir para qual tabela ou fazer suas próprias escolhas. Mesmo seguindo as sugestões do assistente, você ainda poderá alterar o layout da tabela na página seguinte do assistente.
Observação Se você deixar o assistente decidir quais campos colocar em qual tabela, as escolhas dele nem sempre são apropriadas para os seu dados, especialmente se não houver muitos dados com que trabalhar. Verifique atentamente o resultado apresentado pelo assistente. Por outro lado, o assistente pode sugerir uma organização mais eficaz que a sua, então é uma boa ideia testar as decisões do assistente pelo menos uma vez. Se você não gostar das sugestões, pode reorganizar os campos manualmente e sempre pode clicar em Voltar e organizar todos os campos por conta própria.
- Clique em Avançar. Nessa página, especifique quais tabelas devem conter quais campos. Se você deixou o assistente decidir, verá várias tabelas conectadas por linhas de relação. Caso contrário, o Access cria apenas uma tabela com todos os campos. Em qualquer situação, é possível fazer alterações nessa página.
- Você pode arrastar campos de uma tabela para uma área vazia da página para criar uma nova tabela com esses campos. O Access pedirá um nome para a tabela.
- Pode também arrastar campos de uma tabela para outra se achar que este é o armazenamento mais adequado.
- A maioria das tabelas terá um campo ID ou Código Exclusivo Gerado. Para saber mais sobre campos de identificação, clique em Dicas no canto direito superior do assistente.
- Para desfazer uma alteração, clique no botão Desfazer.
- Para renomear uma tabela, clique duas vezes na barra de título, digite o nome novo e clique em OK.
- Depois de organizar os campos conforme desejado, clique em Avançar.
- Se o assistente encontrar registros com valores muito semelhantes, identificará esses valores como possíveis erros tipográficos e apresentará uma tela onde você poderá confirmar o que fazer com eles. Role a lista para localizar esses valores na coluna Correção e, em seguida, clique no item apropriado da lista suspensa. Selecione (Deixar como está) para impedir que o assistente faça qualquer alteração no valor. Quando acabar, clique em Avançar.
- O assistente pergunta se você deseja criar uma consulta semelhante à tabela original. Se você já criou formulários e relatórios com base na tabela original, criar essa consulta é uma boa ideia. Se você escolher Sim, crie a consulta, o assistente renomeará a tabela original acrescentando "_OLD" ao nome dela e depois dará o nome da tabela original à nova consulta. Os formulários e relatórios que se baseavam na tabela agora usarão a consulta para acessar os dados e continuarão funcionando como antes.
- Clique em Concluir.
O assistente cria novas tabelas conforme especificado e as abre. Feche-as quando terminar de analisar o resultado.