Se você está acostumado com outros programas de banco de dados ou planilhas, provavelmente conhece os princípios básicos de funcionamento do banco de dados e sua utilidade. A diferença entre o Access e outros aplicativos de bancos de dados é que ele possibilita a criação de bancos de dados relacionais (banco de dados relacional: um tipo de banco de dados que armazena informações em tabelas e usa valores coincidentes de duas tabelas para relacionar dados em uma tabela com dados da outra tabela. Em um banco de dados relacional, em geral você armazena um tipo específico de dados somente uma vez.) e, mais do que isso, seu diferencial em comparação com a maioria dos programas de planilha é que ele fornece ferramentas para desenvolver consultas, formulários e relatórios sofisticados. Além disso, o Access oferece várias opções para se trabalhar com outros programas de banco de dados, como o SQL Server.
Importar uma planilha do Excel para o Access
Muitas pessoas começam a explorar o Access depois de criar uma lista no Excel. O Excel é ótimo para se começar uma lista, mas a medida que ela cresce, fica mais difícil organizá-la e mantê-la atualizada. Transferir essa lista para o Access geralmente é o passo lógico.
Uma tabela de banco de dados tem uma estrutura semelhante à de uma planilha no sentido de que os dados são armazenados em linhas e colunas. Como resultado, normalmente é fácil importar uma planilha para uma tabela de banco de dados. A principal diferença entre armazenar dados em uma planilha e em um banco de dados está na maneira como os dados são organizados. A simples importação de uma planilha inteira para uma tabela nova em um banco de dados não resolverá os problemas associados à organização e atualização dos dados, especialmente se a planilha contiver dados redundantes. Para resolver esses problemas, é preciso separar os dados da planilha em tabelas distintas, cada uma com dados relacionados. Para obter mais informações sobre como organizar os dados em suas tabelas, consulte o artigo Noções básicas sobre o design de bancos de dados.
O Access oferece o Assistente de Análise de Tabela, que pode ajudar você a concluir esse processo. Depois de importar os dados para uma tabela, o assistente ajuda você a dividi-la em tabelas separadas, sendo que os dados contidos em cada uma não estão duplicados em nenhuma outra. O assistente também cria as relações necessárias entre as tabelas.