Dependendo do modelo usado, talvez seja necessário executar um ou mais dos procedimentos a seguir para começar com o novo banco de dados:
- Se o Access exibir uma caixa de diálogo Logon com uma lista de usuários vazia, siga este procedimento para começar:
- Clique em Novo Usuário.
- Preencha o formulário Detalhes do Usuário.
- Clique em Salvar e Fechar.
- Selecione o nome do usuário que acabou de digitar e clique em Logon.
- Se o Access exibir uma folha de dados vazia, você poderá começar a digitar dados diretamente nessa folha de dados ou clicar em outros botões e guias para examinar o banco de dados.
- Se o Access exibir uma página Introdução, você poderá clicar nos links dessa página para saber mais sobre o banco de dados ou clicar em outros botões e guias para examinar o banco de dados.
- Se o Access exibir uma mensagem Aviso de Segurança na barra de mensagens e você confiar na fonte do modelo, clique em Habilitar Conteúdo. Se o banco de dados exigir logon, você precisará fazer logon novamente.
Para bancos de dados desktop e da Web, convém começar com uma destas etapas:
- Adicionar uma tabela e inserir dados na tabela.
Você pode adicionar uma nova tabela a um banco de dados existente usando as ferramentas, no grupo Tabelas, na guia Criar.
Observação Em um banco de dados da Web, somente o comando Tabela está disponível no grupo Tabelas.
Independentemente do modo de exibição que você inicia, sempre é possível alternar para o outro modo de exibição usando os respectivos botões na barra de status da janela do Access.
Criar uma tabela em branco no modo Folha de Dados No modo Folha de Dados, você pode inserir os dados imediatamente e deixar que o Access crie a estrutura de tabelas nos bastidores. Os nomes de campos são atribuídos numericamente (Campo1, Campo2 e assim por diante), e o Access define o tipo de dados do campo, de acordo com o tipo de dados inseridos.
- Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Tabela
. - O Access criará a tabela e posicionará o cursor na primeira célula vazia da coluna Clique para Adicionar.
- Para adicionar dados, comece a digitar na primeira célula vazia — ou cole dados de outra fonte, como descrito mais adiante neste artigo.
- Para renomear uma coluna (campo), clique duas vezes no título da coluna e digite o novo nome.
Dica Atribua um nome significativo a cada campo, para disponibilizar uma descrição do conteúdo sem precisar olhar os dados.
- Para mover uma coluna, selecione-a clicando em seu título e, em seguida, arraste-a para onde quiser. Também é possível selecionar várias colunas contíguas e arrastá-las para um novo local de uma vez.
Para adicionar mais campos à sua tabela, você pode começar a digitar na coluna Clique para Adicionar no modo Folha de Dados ou adicionar novos campos usando os comandos no grupo Adicionar e Excluir da guia Campos.
Criar uma tabela começando no modo Design No modo Design, primeiro crie a estrutura da nova tabela. Em seguida, mude para o modo Folha de Dados para inserir dados ou insira os dados usando algum outro método, como um formulário.
Observação O modo Design não está disponível para tabelas em um banco de dados da Web.
- Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Design da Tabela.
- Para cada campo na tabela, digite um nome na coluna Nome do Campo e, em seguida, selecione um tipo de dados na lista Tipo de Dados.
- Você pode inserir informações adicionais para cada campo na coluna Descrição. A descrição inserida será exibida na barra de status quando o ponto de inserção estiver no campo e será usada como texto da barra de status para qualquer controle que você criar arrastando o campo do painel Lista de Campos para um formulário ou relatório e para qualquer controle criado para esse campo, pelo Assistente de Formulário ou Assistente de Relatório.
- Após ter adicionado todos os seus campos, salve a tabela.
- Na guia Arquivo, clique em Salvar.
- Você pode começar a inserir dados na tabela a qualquer momento, basta mudar para o modo Folha de Dados, clicar na primeira célula vazia e digitar. Também pode colar dados de outra fonte, como descrito na próxima seção.
Criar uma tabela com base em uma lista do SharePoint Com uma lista do SharePoint, seus dados podem ser usados por pessoas que não têm o Access. Além disso, os dados da lista são armazenados em um servidor, que geralmente oferece melhor proteção contra perda de dados do que arquivos armazenados em um computador desktop. Você pode iniciar uma nova lista ou vincular para uma lista existente. É necessário ter permissões suficientes no site do SharePoint em que você deseja criar a lista; isso pode variar dependendo do site, por isso entre em contato com o administrador do SharePoint para obter detalhes sobre suas opções.
Observação Esse recurso não está disponível em um banco de dados da Web.
- Na guia Criar, no grupo Tabelas, clique em Listas do SharePoint.
- Você pode usar um dos modelos de lista para criar uma lista do SharePoint padrão, como Contatos ou Eventos.
Você também pode optar por criar uma lista personalizada ou vincular para ou importar uma lista existente. Clique na opção desejada.
- Se você optar por usar algum dos modelos de lista ou criar uma lista personalizada, a caixa de diálogo Criar Nova Lista será aberta para orientá-lo pelo processo. Se optar por usar uma lista existente, a caixa de diálogo Obter Dados Externos será aberta para ajudá-lo.
- Importar dados de outras fontes, criando novas tabelas no processo.
Talvez você tenha dados coletados em outro programa e deseja usá-los no Access. Ou talvez trabalhe com pessoas que armazenam dados em outros programas e é conveniente para você trabalhar com esses dados no Access. Ou talvez ainda tenha várias fontes distintas de dados e precisa de uma "plataforma de aterrissagem" para reunir tudo e fazer uma análise mais profunda.
Com o Access, fica fácil importar ou vincular dados provenientes de outros programas. Você pode importar dados de uma planilha do Excel, de uma tabela em outro banco de dados do Access, de uma lista do SharePoint ou de uma variedade de outras fontes. O processo é um pouco diferente dependendo da fonte de dados, mas estas instruções servirão de introdução:
- Na guia Dados Externos, no grupo Importar e Vincular, clique no comando para o tipo de arquivo do qual você está importando.
Por exemplo, se você estiver importando dados de uma tabela do Excel, clique em Excel. Caso não veja o tipo de programa correto, clique em Mais.
Observação Se você não conseguir encontrar o tipo de formato correto no grupo Importar e Vincular, talvez seja necessário iniciar o programa em que os dados foram criados originariamente e usar esse programa para salvar os dados em um formato de arquivo que tenha suporte no Access (como um arquivo de texto delimitado (arquivo de texto delimitado: um arquivo que contém dados em que os valores de campos individuais são separados por um caractere, como uma vírgula ou uma tabulação.)) e importar ou vincular os dados.
- Na caixa de diálogo Obter Dados Externos, clique em Procurar para localizar o arquivo de origem dos dados ou digite o caminho completo que leva a ele na caixa Nome do arquivo.
- Clique na opção desejada em Especificar como e onde você deseja armazenar os dados no banco de dados atual. Você pode criar uma nova tabela usando os dados importados ou criar uma tabela vinculada que mantém um vínculo com a fonte dos dados.
- Clique em OK.
Dependendo de sua escolha, a caixa de diálogo Vincular Objetos ou a caixa de diálogo Importar Objetos será aberta.
- Use a caixa de diálogo para concluir o processo. O procedimento exato que deverá ser seguido dependerá da opção de importação ou vinculação escolhida.
- Na última página do assistente, clique em Concluir.
Se a opção for importar, o Access perguntará se você deseja salvar os detalhes da operação de importação que você acabou de concluir.
- Se você acha que realizará novamente a mesma operação de importação, clique em Salvar etapas de importação e informe os detalhes.
Em seguida, você pode reproduzir facilmente a operação de importação clicando em Importações Salvas, no grupo Importar, na guia Dados Externos, clicando na especificação de importação e clicando em Executar.
- Se não quiser salvar os detalhes da operação, clique em Fechar.
O Access importa os dados para a nova tabela e, em seguida, exibe a tabela em Tabelas no Painel de Navegação.