Se, no momento, seus dados estiverem armazenados em outro programa, como o Excel, você poderá copiar e colar os dados em uma tabela do Access. Em geral, isso funciona melhor se seus dados já estiverem separados em colunas, como estão em uma planilha do Excel. Se seus dados estiverem em um processador de texto, primeiro separe as colunas de dados usando guias ou converta os dados em uma tabela no processador de texto e copie os dados. Se seus dados precisarem de edição ou manipulação (por exemplo, separar nomes completos em nomes e sobrenomes), talvez seja melhor fazê-lo antes de copiar os dados, especialmente se você não estiver familiarizado com o Access.
Quando você cola os dados em uma tabela vazia, o Access define o tipo de dados de cada campo de acordo com o dados encontrados nele. Por exemplo, se um campo colado não tiver nada além de valores de data, o Access aplica o tipo de dados Data/Hora a esse campo. Se o campo colado tiver apenas as palavras "sim" e "não", o Access aplica o tipo de dados Sim/Não a esse campo.
O Access nomeia os campos de acordo com o que ele encontra na primeira linha de dados colados. Se ela e as linhas seguintes forem semelhantes em tipo, o Access determinará que a primeira linha faz parte dos dados e atribuirá aos campos nomes genéricos (Campo1, Campo2 e assim por diante). Se a primeira linha de dados colados não for semelhante às linhas seguintes, o Access usará a primeira linha como nomes de campo e a excluirá nos dados reais.
Se o Access atribuir nomes de campo genéricos, você deverá renomear os campos o mais rápido possível para evitar confusão. Use o seguinte procedimento:
- Na guia Arquivo, clique em Salvar para salvar a tabela.
- No modo Folha de Dados, clique duas vezes no título de cada coluna e digite um nome para a coluna.
- Salve a tabela novamente.