Uma reunião é um compromisso que inclui outras pessoas e pode incluir recursos como salas de conferência. As respostas às suas solicitações de reunião são exibidas na sua Caixa de Entrada.
- Em Calendário, na guia Página Inicial, no grupo Nova, clique em Nova Reunião.
Atalho do teclado Para criar uma nova solicitação de reunião em qualquer pasta do Outlook, pressione CTRL+SHIFT+Q.
- Na caixa Assunto, digite uma descrição.
- Na caixa Local, digite uma descrição ou um local. Se usar uma conta do Microsoft Exchange, clique em Salas para escolher as salas disponíveis.
- Nas listas Hora de Início e Hora de Término, clique na hora de início e de término da reunião. Se você marcar a caixa de seleção O dia inteiro, o evento será mostrado como um evento de 24 horas, durando de meia-noite até a meia-noite do dia seguinte.
Observação Se quiser agendar reuniões com base em outro fuso horário, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Fusos Horários.
- No corpo da solicitação de reunião, digite as informações a serem compartilhadas com os destinatários. Também é possível anexar arquivos.
- Na guia Reunião, no grupo Mostrar, clique em Assistente de Programação.
O Assistente de Agendamento ajuda a encontrar o melhor horário para a reunião.
- Clique em Adicionar Outros e em Adicionar do Catálogo de endereços.
- Na caixa de diálogo Selecionar Participantes e Recursos, na caixa Pesquisar, digite o nome de uma pessoa ou recurso para incluí-la na reunião. Se pesquisar com a opção Mais Colunas, clique em Ir.
- Na lista de resultados, clique no nome e clique em Obrigatório, Opcional ou Recursos; clique em OK.
Os participantes Necessários e Opcionais são exibidos na caixa Para da guia Reunião, e os Recursos são exibidos na caixa Local.
A grade de disponibilidade mostra a disponibilidade dos participantes. Uma linha vertical verde representa o início da reunião. Uma linha vertical vermelha representa o final da reunião.
O painel Sugestões de Reunião localiza o melhor horário para a sua reunião (o período em que a maioria dos participantes está disponível). Para selecionar um horário de reunião, clique na sugestão de horário, no painel Sugestões de Reunião, ou selecione um horário na grade de disponibilidade.
- Para configurar uma reunião recorrente, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Recorrência. Escolha as opções do padrão de recorrência desejado e clique em OK.
Quando você adiciona um padrão de recorrência a uma solicitação de reunião, a guia Reunião é alterada para Reunião Recorrente.
Observações
- Para alterar o horário do lembrete da reunião, na guia Reunião, no grupo Opções, clique em Lembrete e clique na hora desejada. Se clicar em Nenhum, isso desativará o lembrete.
- O organizador também pode definir o horário do lembrete para os destinatários alterando esse horário no convite da reunião. Se o organizador não alterar o horário padrão de lembrete, no convite, cada destinatário usará seu próprio lembrete padrão.