Quando o computador é desligado todo o conteúdo da memória RAM é apagado, portanto o texto precisa ser gravado (salvo).

de vez em quando (por segurança, para não perder todo o trabalho, como é freqüente acontecer durante uma falta momentânea de energia ) e

sempre que se for fechar o programa.

Definição do formato, orientação e margens do papel

O Calc permite usar papel de diferentes tamanhos, sendo necessário configurar o seu tamanho corretamente.

- Abrir o menu "Formato" e clicar em "Página"
- Clicar na aba "Página", na seta do campo "Formato do papel" e escolher o formato e o tamanho do papel
- Assinalar a "Orientação" em um dos 2 campos inferiores a orientação do papel (retrato ou paisagem)

Retrato Paisagem

- Na parte inferior esquerda escolher o tamanho das 4 margens do papel (superior, inferior, esquerda e direita)
- clicar em "Ok" 

Formato Open Document

No Calc o formato dos arquivos passou de sds (formato do antigo StarWriter) para ods, que dota os arquivos de uma estrutura XML permitindo uma maior interoperabilidade entre as várias aplicações.

Aliás, este tem sido, até agora, um dos principais motivos pelos quais a MicroSoft tem mantido o monopólio nas aplicações de escritório: a compatibilidade ou, melhor dizendo, a falta dela. Note-se que o versões mais antigas do OpenOffice.org já abriam e gravavam arquivos com terminação xls. Entretanto, não havia compatibilidade de 100% e os documentos perdiam algumas formatações.

A proposta da Sun, da IBM e de outras empresas foi normalizar os tipos de documento, num formato conhecido por todos, o ods.

Como salvar (gravar) um arquivo no Calc

1. Se não desejar mudar o nome, a localização ou a extensão do arquivo:

- clicar sobre o botão "Salvar" na barra de funções

2. Se desejar alterar o nome, a localização ou o formato do arquivo:

- clicar no menu Arquivo e em "Salvar como". Aparece a janela "Salvar como"

- No campo superior, "Salvar em" selecionar o drive e a pasta onde se deseja salvar o arquivo
- No campo "Nome do arquivo" digitar o nome desejado para o arquivo
- No campo "Salvar como tipo" selecionar o tipo do arquivo, ou seja, determinar qual programa o poderá ler.

Se houver vários documentos abertos, para salvar todos deve-se clicar no menu Arquivo e em Salvar Tudo.

Salvamento em diferentes formatos

Note-se que clicando em Arquivo e em "Salvar como" o arquivo poderá ser salvo em diversos formatos, podendo ser lido por diferentes programas:

o próprio BrOffice.org ( Planilha do OpenDocument .ods ), Modelo de Planilha OpenDocument (.ots), Modelo de planilha do BrOffice.org 1.0 (stc), Data Interchange Format (dif), dBase (dbf), Microsoft Excel 97 / 2000 / XP (xls), Modelo do Microsoft Excel 97 / 2000 / XP (xlt), Microsoft Excel 95 (xls), Modelo Microsoft Excel 95(xlt), StarCalc 5.0 (sdc) , 4.0 ou 3.0 e seus Modelos (vor) e SYLK (slk).

Salvamento automático (ou Gravação Automática)

O Calc tem um recurso que permite o salvamento automático de documentos em um intervalo especificado de tempo, o que é muito interessante para evitar perda de dados em caso de travamento do computador ou de falta de energia súbita.

Clicar no menu Ferramentas - Opções

No lado esquerdo, em "Carregar / Salvar" clicar em "Geral"

No lado direito, em "Salvar" marcar o campo antes de "Salvar informações de AutoRecuperação a cada" e, ao lado, digitar ou selecionar o intervalo de tempo em que deseja salvar os documentos. Clicar em "Ok".

Se deixar marcado o campo "Avisar para salvar" aparecerá um aviso perguntando se deseja salvar ou não.

(Evidentemente, quanto menor for o período de tempo (ou maior for a freqüência de salvamentos) com que o Writer salve arquivos, mais informações serão recuperadas se ocorrer algum problema).

Como trocar o padrão de salvamento do Calc

Quando se salva um documento clicando sobre o botão "Salvar" na barra de funções o formato padrão de salvamento é o padrão, ou seja, "Planilha do Open Document" que é evidenciado pela extensão ods.

Mas se sempre for necessário salvar os arquivos com outra extensão, para facilitar, pode-se alterar o padrão da extensão do arquivo criado no BrOffice.org Calc:

- Clicar em Ferramentas - Opções
- Abrir a opção "Carregar / Salvar"
- Clicar em "Geral"

- Em "Tipo de documento" selecionar "Planilha"
- Em"Formato de arquivo padrão", ao lado, em "Sempre salvar como" selecionar o formato em que deseja salvar os arquivos.

Notar que, dependendo do documento, pode-se perder formatação pois algumas funções simplesmente desaparecem quando salvas em formatos Office.

Proteção de planilhas

O Calc oferece várias maneiras de impedir alterações em documentos. Pode-se proteger um documento com uma senha:

- abrir o texto a ser protegido
- clicar no menu "Arquivo" e em "Salvar Como"
- marcar o campo antes de "Salvar com senha" e clicar em "Salvar"

Aparecerá a janela "Digitar senha"
Digitar uma senha no campo após "Senha"
Redigitar a senha, no campo após "Confirmar" e clicar em "OK".

Para alterar esta senha, no campo "Senha", selecionar a linha de asteriscos que representa a senha existente e digitar a nova senha. Para excluir a senha pressionar Delete.